Élaboration d’un manuel d’employé

 

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés devraient faire partie des préoccupations importantes pour tous les gestionnaires d’entreprise. Un des défis de ceux-ci repose sur la capacité de rétention des employés et sur leur adhésion à la mission de l’entreprise. Afin de mobiliser les nouveaux employés et leur permettre de développer un sentiment d’appartenance face à l’entreprise, le gestionnaire doit transmettre toutes les informations nécessaires au moment de l’embauche.

Perdre un employé que nous venons de former coûte très cher. Afin de maintenir en emploi le nouvel employé, il faut donc en plus de bien le former, faire en sorte que ce dernier progresse dans l’entreprise en lui offrant un lieu lui permettant de vivre ses aspirations, ses ambitions, ses rêves et son plein potentiel.

La mise en place d’une stratégie d’accueil et d’intégration a généralement un impact important sur la durée d’emploi, l’engagement de l’employé au sein de l’entreprise, sa mobilisation et son adhésion à la mission. Il importe donc de donner aux nouveaux employés, un maximum de renseignements sur la culture, les valeurs, la philosophie et les attentes de l’organisation au moment de l’embauche. Une intégration bien planifiée favorise l’intégration sociale, elle aide l’employé à trouver lui-même réponse à ses questions et elle démontre tout le soutien que l’entreprise lui offre pour faciliter son adaptation. 

Les étapes de l’accueil et de l’intégration sont les suivantes : 

  1. La préparation à l’accueil   

    Une bonne façon de faciliter l’intégration d’un nouvel employé est de lui démontrer que son arrivée est appréciée et attendue. Des petites attentions, qui nécessitent peu de temps, peuvent faire une grande différence pour un nouvel employé.

  2. L’accueil

    Puis, arrive l’accueil en tant que tel. Dès son arrivée, le nouvel employé doit se sentir encadré. C’est son supérieur immédiat qui doit l’accueillir : celui-ci lui dresse le portrait de l’entreprise, lui parle des valeurs et de la mission, des produits et services, des conditions de travail, lui précise les comportements souhaités et les règles à respecter, etc. Le supérieur fait ensuite visiter l’entreprise au nouvel employé et lui présente les membres de son équipe ainsi que son parrain. C’est à ce moment qu’il lui désigne son espace de travail ainsi que les outils disponibles (ordinateur, fournitures de bureau, etc.).Vous pouvez également préparer une pochette d’accueil dans laquelle vous pourrez inclure le manuel de l’employé, l’organigramme de l’entreprise, le rapport annuel de la dernière année, des cartes d’affaires ainsi que d’autres documents importants. Lors de l’accueil, vous expliquez et faites signer le contrat de travail. C’est ici que vous constituez le dossier du nouvel employé dans lequel vous y inclurez graduellement les documents suivants : fiche d’information sur l’employé, description du poste, curriculum vitae, formulaire de consentement, tests et examens médicaux effectués lors de l’embauche et résultats, rapport d’entrevue d’embauche, documents sur la vérification des références, contrat de travail ou lettre d’entente, demande de congé et certificats de maladie pertinents, historique de la rémunération, formulaires d’évaluation du rendement, cours de perfectionnement et de formation suivis, correspondance confidentielle avec l’employé, avis disciplinaires, renseignement sur la cessation d’emploi et/ou lettre de démission, si cela n’a pas été réalisé AVANT son entrée en poste.

  3. L’intégration     

    C’est au cours de cette phase que l’employé pratiquera ses nouvelles tâches et ira chercher les connaissances et habiletés dont il aura besoin pour satisfaire aux exigences de l’entreprise. Il devra également s’adapter à son nouveau milieu en étant de plus en plus conscient des valeurs que l’entreprise véhicule et des attentes qu’elle a envers lui. Graduellement, il fera la connaissance des autres employés et s’imprègnera des normes culturelles déjà implantées. C’est à ce moment qu’il doit s’approprier ses nouvelles tâches avec l’aide de son accompagnateur. Il sera très utile d’avoir préparé un plan d’entraînement qui décrit toutes les étapes de la formation. Cet outil vous sera surtout utile si la formation de l’employé est offerte par plusieurs personnes et que beaucoup de tâches différentes doivent être intégrées. Cette partie de l’intégration est extrêmement importante. Il pourra acquérir ainsi dès le début, de bonnes méthodes de travail, ce qui permettra notamment d’éviter les accidents de travail. Bien encadré, il sera plus rapidement efficace à son poste. Une bonne façon d’aider l’employé à acquérir les connaissances et compétences nécessaires à son poste est par l’entraînement à la tâche.

  4. Le suivi et le maintien en emploi     

    Une fois la période d’adaptation terminée, il faudra s’assurer que l’employé est satisfait de son accueil. Une rencontre doit donc être prévue avec celui-ci afin de vérifier s’il a besoin de soutien d’une part et si d’autre part, il y aurait certaines mises au point à faire. Ses perceptions face à son intégration et son bien-être actuel seront garants de son maintien ou non en emploi. C’est l’occasion idéale pour lui demander s’il est satisfait de son intégration, de son entraînement, de son parrain et ainsi de suite. Vous pouvez également lui demander de compléter un questionnaire d’évaluation de l’accueil. Également, il faudra vérifier si le plan d’entraînement à la tâche a été efficace et se demander où en est rendu l’employé dans son apprentissage. Trop souvent oubliée, cette étape est aussi importante que l’apprentissage en tant que tel. Il sera très important par la suite, de revenir sur les points non maîtrisés dans le travail pour compléter la formation déjà entamée.

Voici donc quelques conditions favorables au maintien et à la motivation des employés en poste :

Il n’y a pas que le salaire qui compte, c’est tout un ensemble de facteurs et de petits gestes qui, posés quotidiennement, vont faire toute la différence. Pour le dirigeant, s’occuper de l’ensemble de ses employés est une chose quasiment impossible, c’est donc pour cette raison qu’il doit prendre soin de son équipe de direction et permettre à celle-ci de prendre soin des autres employés de l’entreprise. Même après avoir mis en place une bonne stratégie pour fidéliser le personnel, il peut arriver que certains décident de quitter. Il est important de rencontrer l’employé afin de vérifier pourquoi il désire aller voir ailleurs. Un outil de gestion d’un départ volontaire devrait alors être utilisé pour vous aider dans l’amélioration de vos stratégies.