L’automatisation des tâches administratives permet de sauver du temps et de l’argent et elle permet d’être plus efficace en standardisant vos procédures et données internes. Elle est une tendance à adopter surtout dans le contexte de pénurie de main-d’œuvre actuel. Les différents systèmes utilisés doivent se parler. Il n’est plus question de faire des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Évaluation des tâches

La première étape consiste à évaluer les tâches que vous faites le plus souvent. Cibler les tâches qui demandent d’entrer des informations en double ou en triple, de faire des « copier-coller » ou qui demandent de transférer des données à la main. Si vous devez exporter un fichier à partir d’une application pour l’importer dans une autre et répéter cette action plusieurs fois par jour pour par semaine, il serait préférable de maximiser vos actions pour obtenir des données fiables et ainsi minimiser les erreurs.

Aujourd’hui, nous avons accès à la technologie nécessaire pour supprimer toutes les saisies en double. Par exemple, dans votre stratégie de gestion des relations avec vos clients ou clients potentiels (CRM), vous pouvez ajouter de nouveaux clients potentiels dès qu’une personne remplie un formulaire sur votre site web ou s’abonne à votre infolettre.

Avoir une vision d’ensemble

Avant de se lancer et commencer à automatiser des tâches, il faut avoir une vision globale des différentes étapes du processus à automatiser à l’aide d’un diagramme et ensuite, il faut choisir les bons outils pour réaliser l’automatisation. La gestion des courriels, la facturation, l’actualisation du CRM, sauvegarder automatiquement un document envoyé, faciliter des paiements, signer des documents en ligne, gérer les prises de rendez-vous, effectuer la maintenance du site web et l’automatisation des publications sur les réseaux sociaux ne sont que quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées.

L’importance de l’accompagnement

L’accompagnement des travailleurs et gestionnaires des organisations par des ressources qualifiées et compétentes est un incitatif important pour franchir le pas. Il existe plusieurs programmes gouvernementaux et ressources en développement économique actuellement qui peuvent vous aider, que ce soit par de la formation et/ou de l’accompagnement. Afin de favoriser l’adéquation entre l’offre de formation et de perfectionnement avec les besoins des travailleurs et du marché du travail, l’ARDECQ est actuellement le porteur d’un nouveau projet régional d’Accompagnement des entreprises et formation numérique complémentaire aux structures d’aide déjà existantes et s’adresse aux secteurs manufacturiers et des commerces et services. Un outil diagnostic sera bientôt disponible au sein de votre corporation de développement économique ou votre MRC pour évaluer vos besoins. De plus, l’Escouade Performance Industrielle peut aussi accompagner les entreprises manufacturières dans une démarche d’automatisation des procédés.

Bon virage !