Adopter un mode de communication efficace

Le télétravail existe depuis de nombreuses années, cependant tous les outils disponibles n’étaient pas toujours utilisés jusqu’à l’arrivée de la pandémie qui a précipité la nécessité d’apprendre à les utiliser et de les améliorer. Les spécialistes s’entendent tous désormais sur la nécessité d’utiliser d’abord des outils avec un support visuel, la visioconférence (Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Google Meet, …).

Il y a quelques défis, le premier étant de créer de la proximité. Clarifier le but de la rencontre et le contexte en introduction permet de clarifier le propos. Il est important de préciser dès le départ le mode de fonctionnement et d’interaction souhaité durant la rencontre pour éviter la cacophonie et la frustration. Par exemple, selon le nombre de participants, il peut être préférable que tous soient en mode muet et de lever la main pour demander la parole. Il est préférable qu’une personne agisse comme modérateur pour distribuer la parole dans l’ordre et pour surveiller les questions et commentaires dans le « chat ». Le modérateur peut être mandaté pour demander aux personnes d’allumer ou éteindre leur micro car ça arrive à tous et toutes d’oublier. C’est plus facile lorsqu’il y a un animateur de rencontre et un modérateur pour le soutenir, à moins d’être peu nombreux ou d’être rendu habitué et très habile avec le concept. Porter une attention à la pollution par le bruit qui amène une distraction. Le port d’un casque au lieu du mode mains libres peut être nécessaire dans certains cas.

Comme le temps d’attention à distance est moindre qu’en personne et que certaines personnes passent beaucoup de temps en visio-conférence, il est recommandé de viser une courte durée et de synthétiser l’information en lien avec un sujet précis, préférablement à l’aide d’un support visuel qui peut également être envoyé à l’avance comme document de référence, surtout s’il contient beaucoup de contenu. On suggère de faire plusieurs courtes rencontres plutôt qu’une longue rencontre où on perd l’attention et l’intérêt des participants. Si le thème abordé suscite beaucoup d’inquiétudes, il est recommandé de désamorcer la situation en suscitant beaucoup d’interactions. Pour prendre le pouls, il vaut mieux utiliser la question « Quelles sont vos réactions ? » que « Y a-t-il des questions? ».