Supervision à distance

Autant les superviseurs que les employés ont perdu leurs points de repères et ont dû s’adapter lors de la transition forcée vers le mode télétravail en raison de la pandémie. Le défi des superviseurs est de savoir comment gérer la performance à distance.

D’abord, pour les superviseurs, la responsabilité de mobilisation des employés est amplifiée par les communications à distance et doit s’actualiser au quotidien. Pour y arriver, il peut se servir de 3 leviers : le sentiment de compétence, le sentiment d’autonomie et les relations harmonieuses. Ils doivent s’ajuster selon le niveau d’autonomie des employés.

Des exemples : pour un employé autonome, le briefer, lui demander un suivi, vous rendre disponible et l’encourager par courriel de temps en temps. Porter tout de même une attention à ne pas l’oublier. Pour un employé junior ou qui fait des tâches moins habituelles, lui préciser les attentes, faire plus de rencontres de 5 minutes et avoir un plan. Pour un employé non autonome ou déphasé, lui demander ce qu’il veut et comment, lui demander de vous fournir par écrit un plan de match pour la discussion avant votre appel. Pour un employé insécure, terminer la journée avec un appel récapitulatif.

Pour gérer la performance, il faut planifier et systématiser des rencontres de groupe et individuelles en privilégiant la visio-conférence, tenter de synthétiser l’information et conserver une certaine flexibilité pour des rencontres ponctuelles et pour s’ajuster en période d’urgences, de surcharge car il peut y avoir une certaine fatigue pour vous et pour les employés. Lorsqu’il y a de drapeaux jaunes, convenir de mécanismes de suivi plus rapprochés, appropriés et convenus mais aussi se demander si c’est vraiment nécessaire de faire l’intervention maintenant. Si oui, rester factuel (pas seulement un fait) et documenter.

Selon la plupart des études réalisées, la productivité augmente avec le télétravail. En revanche, ces études ont été faites avant la pandémie. La transition accélérée en télétravail par la pandémie peut s’être bien passée pour certains, mais moins bien pour d’autres. Pour certains, ce mode de travail est idéal et pour d’autres très déboussolant, surtout avec les variables imprévues liées à la Covid et en particulier ceux et celles qui ont des enfants. Certains employeurs ont rapporté une productivité accrue une fois les employés bien installés, cependant, des préoccupations subsistent quant aux surcharges occasionnées, la propension au workaholisme de certains employés, le droit à la déconnexion et la capacité de conserver les travailleurs motivés à long terme et étant isolés.

Pour toutes ces raisons, il est primordial de communiquer régulièrement avec les employés (réunions planifiées et régulières selon la formule qui convient le mieux) et les superviseurs doivent prioriser le bien-être de ceux-ci en offrant du soutien (PAE, référer vers des ressources), en les aidant à aménager leur espace ergonomique et sécuritaire de travail à la maison en fournissant les conseils nécessaires et du matériel au besoin. Offrez des occasions de socialiser à vos employés pour éviter l’isolement (système de pairage pour l’entraide, dîners ou 5 à 7 en visio-conférence). La reconnaissance des bons coups et les partager à tous les membres de l’équipe est un bon levier pour la mobilisation.

Finalement, il est recommandé d’abuser des petits mots d’encouragement par écrit!